Van Excel naar overzicht
Caseverhaal: Hoogendoorn 1961
Bij Hoogendoorn 1961 werkten ze altijd met een paar Excel-bestanden voor de planning. Maar het bedrijf groeide door de jaren heen harder dan de spreadsheets aankonden. De organisatie groeide, maar de planning bleef staan op een oude fundering. En daarom begon de planning piepen en te kraken. Daarom was het tijd om het gereedschap op te schonen en de planning digitaal te stroomlijnen. Directeur Corné Hoogendoorn vertelt over zijn ervaringen.
Groei vraagt om structuur
Groei brengt verandering met zich mee. Dat realiseerde Corné zich ook: “Veertig jaar geleden werkten er 30 à 40 mensen bij ons. Dan kun je alles makkelijk via een Excel-bestand bijhouden. Ondertussen hebben we bijna 160 mensen in vaste dienst en nog een deel externe partijen. Daardoor werkte ik opeens met negen verschillende bestanden die ik handmatig bijhield. En als iemand anders iets wilde aanpassen, moest ik uit het systeem. Daardoor raakte je het overzicht snel kwijt, was je veel tijd kwijt aan overleggen en maakte je vooral veel fouten.”
There Hu Go!
Om die reden zocht Corné een manier om zijn planning volledig te digitaliseren. “Online heb ik gezocht naar planningsoplossingen, maar na meerdere demo’s sloot geen enkel systeem aan op onze werkwijze. Toen kwam ik op de site van QRM terecht en herkende ik daar Hugo – vroeger heb ik bij hem de QRM-opleiding gevolgd. Dat heb ik toen positief ervaren en dus nodigde ik hem uit voor een demo. Hij dacht meteen actief mee en begeleidde ons naast de demo ook met de inrichting van het systeem. Vanaf de eerste gesprekken tot en met de implementatie was hij betrokken.”
Corné: “We hebben zo’n 40% tijdwinst geboekt op aansturing. Niet door harder te werken, maar omdat iedereen nu weet waar hij aan toe is. Dat slaat de spijker op zijn kop.”
Rust in de planning, vaart in het werk
Sinds de implementatie heeft Corné geen planningsstress meer en weten zijn medewerkers beter waar ze aan toe zijn. “We werkten al digitaal. Maar nu hangt alle informatie aan één bon: tekeningen, materialen, deadlines, uren. Met één klik zit je op de juiste plek. Iedereen werkt met dezelfde gegevens. En als iemand een taak oppakt, verandert de status en ziet de volgende precies wat er moet gebeuren. De administratie weet dan ook wanneer ze kunnen factureren. Dat brengt rust en duidelijkheid. De jongens op locatie hoeven niet meer te bellen of zoeken. Ook ingehuurde krachten draaien hierdoor mee alsof ze hier al jaren werken.”
